Referat fra bestyrelsesmøde, den 29.05.2013.

Referat fra bestyrelsesmøde, den 29.05.2013 hos Bo Pedersen

Dagens referent: Lene Bang Christensen

 

Dagsorden:

1. Præsentationsrunde

2. Afklare hvad medlemmer forstår ved Grundejerforeningens arbejde med henblik på fastsættelse af generelle og årlige mål

3. Konstituering af ny bestyrelse

4. Kommunikation, herunder bl.a. drøftelse af skilte

5. Fastsættelse af datoer for fremtidige møde

6. Dagsorden for næste møde.

 

Ad 1)

Bestyrelsens nye medlemmer præsenterede sig privat, professionelt og orienterede om hvilken erfaring de havde i forhold til tidligere bestyrelsesarbejde. Hovedparten af de nye medlemmer, havde erfaring med bestyrelsesarbejde forskellige steder fra, og på forskellige poster.

 

Ad 2)

Bestyrelsen diskuterede forskellige emner under dette punkt, men det stod hurtigt klart at alle var enige om at kommunikation var nøgleordet, for at nå ud til Grundejerforeningens medlemmer, opnå tilslutning, skabe sammenhold samt gøre området attraktivt. Der var enighed om at bestyrelsens arbejde skulle bestå i, gennem forskellige kommunikationsformer at involvere medlemmerne på en bedre måde. Tovejs kommunikation vil i første omgang fordre at medlemstallet øges, der sikres god tilslutning til arrangementer, men også at mere langsigtede mål opnåes, som f.eks forskønnelse af området, evt. legeplads mm. kan blive realistiske arbejdsområder.
 

 

Arrangementer var et andet nøgleord og der var enighed blandt bestyrelsens medlemmer om at dette var vigtigt og ligeledes et godt sted at starte for at få sat skub i Grundejerforeningens aktiviteter. Arbejdet vil bestå i at fastholde de allerede eksisterende arrangementer. Dvs. sommerfest, Fastelavn og Ren dag og julearrangement. Derudover blev det foreslået at der skulle være et efterårsarrangement.

 

 

Under dette punkt blev det også drøftet om vedtægterne for Grundejerforeningen skulle ændres, således at de var mere tidssvarende. Charlotte havde erfaring med dette fra en tidligere Grundejerforening, hvor det var lykkes at ændre vedtægterne ved at stemme dørklokker. Det blev besluttet at en sådan ændring evt. kunne blive et punkt på et kommende bestyrelsesmøde.

 

 

Opsummeret udmundede ovenstående derfor følgende arbejdsmål for den nye bestyrelse:

1. Kommunikation, herunder

• foldere

• det elektroniske medie i form af hjemmeside, facebook, email lister osv.

• logo og skilte

• kalender

 

 

Af praktiske årsager drøftes i første omgang folder og kalender, da de øvrige underpunkter var for tidskrævende på dette møde, og derfor bliver en del af den nye dagsorden til det kommende møde.

1. Fastholde arrangementer

 

Under dette blev følgende datoer derfor fastsat.

Sommerfest: 31. August 2013

Efterårsarrangement/overraskelsesarrangement for voksne: 25. oktober 2013

Julearrangement: 19.december 2013 kl. 18.30

Fastelavnsarragement: 1. marts 2014

Generalforsamling: 13.marts 2014

Ren dag: Solveig kontakter Stine Stokkebro for at få dato.
 

Derudover var der enighed om, i kalenderen, at oplyse omkring mødedatoer for bestyrelsen. Herved sikres synlighed omkring bestyrelsesmedlemmernes arbejde og Grundejerforeningens medlemmer, har mulighed for at melde ind med ønsker og forslag til arbejdet.

Følgende datoer er fastsat:

4. juli 2013, hos Anne

5. februar 2014, hos Lene

 

Alle datoer skal fremgå i den omdelte folder. Anne vil lave udkast til folderen, som ud over de nævnte datoer skal indeholde følgende:

-orientering om konstitueringen af den nye bestyrelse.

- påmindelse om betaling af kontingent. Fristen for sidste betaling blev sat til 28.juni 2013. Der vil blive lavet særskilt påmindelse som forsøg

-tilmelding til sommerfest, og det blev aftalt at fristen for tilmelding og betaling skulle være d. 17. august 2013.

-orientering om arbejdet med kommunikationsmålet særligt i form af det elektroniske medie. Dette med henblik på at indsamle emailadresser og telefonnr. for samtlige husstande til Grundejerforeningen, således at orientering, påmindelser osv. kan foregå denne vej.

- tak til de to aftrædende medlemmer af bestyrelsen Kim Lyster og Kim Winther.

 

I forhold til at indsamle emailadresser og telefonnr, blev det aftalt at Christian ville sørge for at kontakte tidligere webmaster Ole Møller, for at skaffe sig adgang til tidligere hjemmeside for Hostrupskov og den tilhørende emailadresse. Christian melder tilbage til Anne.

 

Rent praktisk og for at nå ud til flest mulige af medlemmerne, aftales det, at der ved uddeling stemmes dørklokker ved de husstande, hvor der er nogen hjemme. Mette kontakter Hans M. for at få god pris på de 350 tryk der skal laves. Charlotte mailer ruteplaner ud. Lene kontakter Viggo Maegaard og hører om han vil tage sin tidligere rute. Det aftales at folderne kan afhentes hos Anne og senest skal være uddelt 14. juni 2013.

Ud fra det ovenstående blev det klart for bestyrelsen, at en god ide ville være at nedsætte udvalg, dette for at opnå størst effektivitet/kvalitet i arbejdet.

 

Følgende udvalg er derfor nedsat:

Sommerfestudvalg: Mette, Charlotte, Anne, Hannah, Maria og Lene

• Udvalget mødes d. 13. august 2013 for at samle op og uddelegere sidste opgaver inden festen

• D. 4. juli på bestyrelsesmødet drøftes det i hele gruppen vedr. bestilling af mad osv.

IT udvalg: Lars Bo og Christian

• Vil undersøge diverse muligheder for at benytte det elektroniske medie bedst muligt.
   

 

Ad 3)

Efter præsentationsrunden og afklaring af interesseområder blev den nye bestyrelse konstitueret på følgende måde:

Formand: Lars Bo Pedersen

Næstformand: Maria Thomassen

Kasser: Charlotte Stendorf

Sekretær: Lene Bang Christensen

Bestyrelsesmedlem: Mette Callesen Refsgaard

Bestyrelsesmedlem: Hannah Kähler

Bestyrelsesmedlem: Anne Therkelsen Schultz

Suppleant: Christian Ross

Suppleant: Solveig Moshage

 

Ad4)

Punktet blev drøftet og fastsat som et arbejdsmål under punkt 2. Den del af kommunikationen som er vigtigst i første omgang handler om folderne og aftaler i forhold hertil er fastsat. Øvrige punkter under kommunikationsmålet er for tidskrævende og kræver, som tidligere nævnt, et selvstændigt punkt, på det kommende bestyrelsesmøde.

 

Ad 5)

Punktet er behandlet.

 

Ad 6)

Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 4. juli 2013:

1. Godkendelse af referat

2. Sommerfest – drøfte budget, madbestilling osv.

3. Arbejdsmålet kommunikation herunder særlig elektronisk medie, skilte og logo

4. Øvrigt.